Compte-rendu de la réunion CA du 11 Juin 2014

Présents : MOUNIER Pauline, KOLECZKIW Coraline, PERREY Diane, JANNOT Lola, BONNER Jérémy, SOLER Matthieu, SAINT-ARNOULT Marie.

Excusés : GRAND-CLEMENT Adeline, PEREZ Marine, ESCALIER Mariette, GUILLON Elodie.

Absent : UFKES Joris.

Ordre du jour : Bilan de l’année

Bilan des activités :

• Cafés du Savoir :

C’est une activité qui a rassemblé 30-40 personnes (mais aucun péripléens).

Cette activité est à refaire car positive, elle est gérée par les Cafés du Savoir qui effectue une publicité très efficace et ne coûte rien à l’Association.

C’est une activité productive et le circuit est bien rodé.

Elle nécessite juste la participation de quelqu’un de motivé sachant parler fort et longtemps (2h).

• Gâteaux :

Le bilan pour cette activité est qu’il est assez pénible de devoir relancer les gens et que certaines fois il est difficile d’avoir une bonne participation. Diane a été obligée de faire des gâteaux ou de vendre de temps en temps lorsqu’il manquait des vendeurs ou des pâtissiers.

Nous rappelons donc à nos membres que ce stand de pâtisseries est présent chaque année pour alléger le coût du voyage et permettre d’aider les étudiants en Master de financer une partie de l’impression de leurs mémoires.

Nous avons donc besoin d’une participation maximale de la part de tous !

Vers janvier la vente a subit une forte baisse.

Cependant, cette année la vente a été meilleure que l’année dernière.

Malgré quelques points noirs (principalement dans la participation des membres), le bilan reste positif et l’activité est bien entendu à renouveler l’année prochaine.

De plus nous avons désormais un très bon partenariat avec le Foyer, qui est lui aussi à renouveler.

• Série « Rome » :

C’était une bonne activité.

Encore une fois, nous avons une faible participation.

Au milieu de l’année 10 personnes au mieux étaient présentes et toujours les mêmes (ce qui est cohérent étant donné la nature de la diffusion).

L’activité étant à renouveler, nous pourrions proposer une autre série, des pepla ou des docus-fictions avec des commentaires en fin de séance.

Cela pourrait apporter une participation plus importante car il n’y aurait pas besoin de suivre chaque semaine pour comprendre la diffusion.

• Semaine de l’Antiquité :

C’est comme nous l’avons déjà dit, une activité qui doit se refaire et qui fonctionne très bien.

Il est envisager d’élargir et de privilégier des partenariats extérieurs à l’université car nous avons remarqué une meilleure mobilisation de la part du public extérieur.

Désormais chaque année une semaine sera bloquée à la BUC pour nous permettre de présenter notre exposition dans le hall.

Bilan des réseaux sociaux :

Le blog de l’association a fait peau neuve en début d’année, ce changement lui a permis de prendre un peu de fraîcheur et de jeunesse ce qui était essentiel. Peu de personnes le consulte, cependant il a permis à plusieurs personnes de nous contacter par ce biais.

Cet outil permet notamment aux personnes n’ayant pas Facebook de consulter les activités en cours.

Le Facebook est le média favorisé. Nous avons à ce jour 282 amis. Cet outil fonctionne bien car il permet de rappeler aux membres les informations sur les activités ou les informations de dernière minute (annulations, changements de lieux ou d’horaires, etc.)

Le Twitter fonctionne bien lui aussi. Nous avons 92 followers. Ce média nous permet de nous ouvrir à de nouveaux horizons hors de la fac (musées de la ville, etc..).

Au moment de la Semaine de l’Antiquité, il y a eu une diffusion continue des informations. Mariette a cependant le sentiment que cela n’a pas vraiment servi, au vu de la faible fréquentation de nos membres aux activités.

Bilan financier :

Au niveau financier tout va bien. Nous attendons encore quelques financements qui devraient arriver dans les jours qui viennent. L’association a aidé 7 étudiants du Master SDA pour le financement de l’impression des mémoires.

Création de tee-shirts Périples :

Nous prévoyons de réaliser 100 tee-shirts à l’effigie de notre chère et tendre association. Ces tee-shirts seront vendus entre 5 et 10€ aux membres. Nous prévoyons de rajouter une ligne sur le bulletin d’adhésion pour que les membres les commandent dès la rentrée.

Des modèles femmes et hommes sont prévus. Les couleurs retenues sont le bleu et le noir pour les femmes et le bleu et le blanc pour les hommes. Le logo se trouvera dans le dos sous la nuque. Un second logo sera présent si possible au niveau de la couture présente le long des côtes.

Nous avons reçu un premier devis pour 100 tee-shirts à 723€, ce qui est trop élevé pour notre association. Marie a contacté des entreprises à Madagascar où le coût de production est moins élevé qu’en France. La réponse nous a été donnée, il nous faudrait faire 1 000 exemplaires pour que cela soit rentable étant donné l’importance des frais de port. Nous ne pouvons faire autant de tee-shirts, ainsi nous attendons un nouveau devis. L’hypothèse de faire notre commande en même temps que l’APAREA pour réduire les frais a été émise.

Voyage 2014-2015:

Nous avons reçu un premier devis pour la Turquie réalisé par l’agence Thalassa. Il est plus cher que les années précédentes. Le prix serait de 626€ par personne pour 44-45 personnes et 5 jours sur place, ce prix ne comprend pas les différentes réductions faites grâce aux ventes de gâteaux et autres réductions négociables avec l’agence. Ce voyage est dans les prix du voyage en Grèce d’il y a deux ans. Le départ se ferait de Toulouse en avion avec une arrivée à Istanbul. Le programme est très complet et très intéressant. D’autres devis vont être demandés.

Pour conclure :

La rentrée a lieu le 29 septembre. Il serait de bon ton de faire une dernière réunion CA avant avec les personnes voulant intégrer le bureau ou le CA l’année prochaine. La première semaine d’octobre nous ferons l’Assemblée Générale. Il faudrait poser des affiches et distribuer des flyers au moment des inscriptions pour faire la promotion de l’Association.

Les devoirs Périples pour les vacances sont les suivants : réfléchir aux docu-fictions, pour les intéressés voir avec des agences de voyages pour de nouveaux devis pour la Turquie ou pour d’autres destination (Croatie, etc…), rechercher de nouveaux devis pour les t-shirts.

Ce serait bien de commencer la vente de gâteaux dès Septembre. Diane est d’accord pour s’en occuper la première semaine jusqu’à ce que quelqu’un d’autre la remplace suite à l’AG du 9 octobre. Pour les premières ventes, il va falloir motiver les gens de l’association et du CA. Le but serait que nous soyons vus. La vente se déroulera au foyer. On peut donc coupler notre publicité avec celle du foyer.

Malgré un manque de participation récurent de la part des membres, l’année a été bonne et s’est déroulée dans de très bonnes conditions et cela grâce à la bonne entente entre les membres du CA et du bureau. Le point positif est qu’il y avait toujours du monde dans le bureau ce qui nous a permis de souvent travailler les uns avec les autres sans avoir recours aux mails.

Un apéro CA est prévu entre le 7 et le 11 juillet pour fêter cette année passée tous ensemble.